Institeo est un logiciel de gestion de rendez-vous à destination des salons de beauté et instituts (« les Établissements »), édité par :
Cette politique décrit comment Institeo traite les données personnelles des utilisateurs du logiciel (les gérants et employés d'établissements, ci-après « vous » ou « l'Utilisateur »), en tant que responsable de traitement.
Les clients finaux d'un Établissement (les personnes qui prennent rendez-vous dans un salon) disposent également d'un compte direct auprès d'Institeo, créé depuis la page de réservation publique d'un Établissement. Pour les données de ce compte (email, mot de passe, nom, téléphone), Institeo est responsable de traitement, au même titre que pour un compte Utilisateur (voir section 2.3). En revanche, les données de rendez-vous que l'Établissement constitue à leur sujet (historique, préférences) sont traitées par Institeo pour le compte de l'Établissement, qui en est le responsable de traitement. Ce traitement est encadré par un accord de sous-traitance distinct (voir le document DPA — Accord de sous-traitance, remis à chaque Établissement).
| Donnée | Finalité |
|---|---|
| Adresse email | Identification, connexion, communications liées au compte (réinitialisation de mot de passe, confirmation d'inscription) |
| Mot de passe | Authentification (stocké sous forme hashée, jamais en clair — voir section 6) |
| Rôle (gérant, etc.) | Gestion des droits d'accès dans l'application |
| Donnée | Finalité |
|---|---|
| Nom de l'établissement, adresse, numéro de téléphone | Affichage aux clients finaux lors de la prise de rendez-vous, contact |
| Image / logo | Personnalisation de la page de réservation |
| Paramètres d'agenda (horaires, intervalles de créneaux, congés) | Fonctionnement du système de réservation |
Un client final crée, de sa propre initiative, un compte directement auprès d'Institeo depuis la page de réservation publique d'un Établissement (email, mot de passe, nom, numéro de téléphone). Ce compte est unique et permet de réserver auprès de n'importe quel Établissement utilisant Institeo. Pour ces données de compte, Institeo est responsable de traitement, au même titre que pour un compte Utilisateur (voir 2.1) : elles sont collectées pour son propre compte, aux fins d'identification, de connexion et de gestion de la prise de rendez-vous.
Par ailleurs, Institeo traite, pour le compte de chaque Établissement, les données suivantes concernant ses clients : historique et préférences de rendez-vous. Ces données de rendez-vous ne sont pas collectées par Institeo pour son propre compte : c'est l'Établissement qui décide de leur collecte et en reste responsable vis-à-vis de ses propres clients. Le détail de ce traitement figure dans le DPA.
Institeo fait appel aux prestataires suivants pour son fonctionnement :
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| OVH | Hébergement du serveur (VPS) | France / Union européenne |
| OVH SMS API | Envoi des SMS de rappel de rendez-vous | France / Union européenne |
| Hostinger | Envoi d'emails transactionnels (réinitialisation de mot de passe, confirmations) | Hostinger International Ltd. (Chypre, Union européenne) |
| Cloudflare | Protection anti-robot du formulaire d'inscription public (Turnstile) | Cloudflare, Inc. (États-Unis et Union européenne — voir ci-dessous) |
Les données traitées par OVH, OVH SMS API et Hostinger restent dans l'Union européenne. Cloudflare (protection anti-robot) peut traiter certaines données (adresse IP, signaux techniques du navigateur) sur son réseau mondial, y compris aux États-Unis, dans le cadre du EU-U.S. Data Privacy Framework et de clauses contractuelles types garantissant un niveau de protection équivalent.
Institeo ne vend ni ne loue vos données à des tiers, et ne les utilise à aucune fin publicitaire.
Le formulaire d'inscription des clients sur la page de réservation publique utilise Cloudflare Turnstile, un service de protection anti-robot, qui peut déposer ses propres cookies techniques le temps de la vérification. Institeo n'utilise par ailleurs aucun autre cookie tiers ni outil d'analyse d'audience ou de publicité. Afin de permettre une consultation de l'agenda du jour en cas de perte de connexion, l'application enregistre localement, dans le navigateur de l'Établissement, une copie temporaire des rendez-vous du jour (nom et téléphone des clients concernés). Ces données restent sur l'appareil et ne sont pas transmises à un tiers.
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles (compte Utilisateur et établissement) :
À ce jour, ces demandes sont traitées manuellement : contactez-nous à contact@institeo.com, nous y répondrons dans un délai maximal d'un mois. L'automatisation de ces droits (suppression et export en libre-service depuis l'application) est en cours de développement.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) — www.cnil.fr.
Pour toute question relative à cette politique ou à vos données personnelles : contact@institeo.com.